「居宅ケアマネの引き継ぎ」と聞いただけで胃が痛くなります。引き継ぐケアマネも引き継がれるケアマネも大きなストレスを感じます。しっかり信頼関係ができていた利用者さんを渡し、新しいケアマネとも信頼関係をきずいてもらいたい、築きたいと願いながら毎回引き継ぎを行います。
居宅介護ケアマネの引き継ぎ
ケアマネの引き継ぎが必要な時は人事異動・退職・利用者さんからの希望での変更・居宅介護支援事業所を変更など様々な場合があります。利用者さんも引き継ぎを行うケアマネも後任のケアマネもお互いストレスがかかります。予防支援の場合は地域包括へも知らせなくてはいけません。また、ちゃんと引き継ぎしていないと後任のケアマネに迷惑がかかります。以前、必要な書類がないことで大変なことがありました。この記事は引き継ぎを円滑に進められるように書いています。引き継ぎの際は記事を読みながらチェックしてください。
利用者さんへの説明
利用者さんの気持ちになってみましょう。さまざまなケースがありますが担当ケアマネが変わり、なぜこの担当者になったのかを丁寧に説明しましょう。退職や異動で担当ケアマネがいなくなる場合は「担当者が退職（異動）するので申し訳ないが同事業所の○○が担当になりました。前任者の●●のように頑張りますのでよろしくお願いいたします。」となります。
引き継ぎの経験談 こんなこともありました
異動でケアマネに空きがでるからと居宅介護支援事業所に介護職から異動になりました。行ってみると雰囲気が何かおかしいのです。引き継ぐケアマネが落ち込んで後任の私と利用者さん宅を回れないと言ってます。理由を聞くと私が決まる前にもう一人ケアマネがいて挨拶回りは済ませたところで「居宅のケアマネが無理です。」と会社を辞めてしまったということだったのです。つまり利用者さんは私の前の辞めていったケアマネが新しい担当者だと思っています。引き継ぎするケアマネはメンタルが限界だったので上司のケアマネと私で利用者さん宅を回りました。行く先々で「この間別の人が来たよね」と言われ、仕方ないので「会社の都合で申し訳ないのですが、担当者が変わることになりました。」と頭を下げて回ったことを思い出します。挨拶回りが無事終わると安心した引き継ぐケアマネも落ち着きを取り戻し引き継ぎ業務をしてくれました。
担当は要介護と要支援と合わせて40件ほど一度に受け持つのは結構大変です。辞めていったケアマネも家々を回って結構ストレスだったのだと思います。
ケアマネの将来性と引き継ぎ
異動や退職で引き継ぎが必要になる。それはケアマネの給料や待遇の改善を上げるチャンスです。居宅介護支援事業所が増えている印象はなく、減っているのを実感しています。施設の介護職と違い、この人数がいなければシフトが回らないなんてことはないですもんね。事業所の人数で持てるだけの件数を持っていればいいのですから。ただ、事業所の人数が減るということは収入も少なくなるということです。いま、居宅ケアマネは不足しています。ケアマネがいなければ他のサービスにつなぐ人がいないということで介護サービスが動かなくなってしまいます。ケアマネは必要ですし、将来性もあります。
仕事を辞める タイミングと引き継ぎは重要
ケアマネを辞めたい場合は深刻です。後任が決まらないと辞めにくい仕事ですから会社を辞める理由、退職のタイミング、退職の伝え方が重要になります。退職しようかなと思った時点から退職の時期を考えましょう。後任ケアマネや引き継ぎのことを考えれば退職の時期のベストは3ヶ月はほしいのですが、注意したいのは辞めると決めたらズルズル残らずサクッと辞めることです。辞められなくなります。上司に退職の意向を伝えるタイミングが一番精神的にきついのではないでしょうか。退職の理由さえしっかりしていれば案外退職を伝えるのは簡単です。
転職のタイミングと引き継ぎ
辞めにくい職場ですから辞めてから転職先を探そうとおもっている方は要注意です。転職先が決まっていることで退職の時期がずらせず決まった日付で退職できます。
転職先が決まってからの退職
在職中に転職先が決まっていれば、無給の期間がないということなので精神的にも楽です。引き継ぎの申し送りも退職日に向かって計画されます。引き継ぎ作業も晴れやかな気持ちでできるでしょう。できれば転職の時期ですが、年度末や年末の忙しい時期は避けましょう。事業所に迷惑をかけない配慮も必要ですね。退職する日にこの事業所での仕事をやり切ったと胸を張って去ることができます。
辞めてから転職
転職を辞めてから行う場合のあります。自分が仕事上で追い詰められたり、人間関係が最悪だったりして精神的に限界が来ている場合もあります。転職先を探している場合ではありません。この場合は引き継ぎは最小限でいいです。あとは残っている職員が何とかします。実際、経験で何とかしてきました。自分が壊れてしまえば働けなくなってしまいます。退職して心身が落ち着いてから転職先を探します。大丈夫、人手不足の業界ですよ。
ケアマネの引き継ぎ期間について
引き継ぎに時間をかけ、利用者宅でゆっくり挨拶できればいいのですが、経験上1ヶ月あれば何とかなります。短くて1週間とか引き継ぎなしで始めることもあります。与えられた時間で何とかしなければならないのが現状でしょう。ただ、相手があることですから必要最低限の引き継ぎを行うのが大人の仕事だと感じています。特に一人ケアマネの居宅介護支援事業所の場合、引き継ぎ後に担当利用者さんのことを聞こうと思ってもいないので、引き継ぎは十分な期間が欲しいところです。転職などの場合は次の職場に出社する期日の調整があります。時間に余裕をもって行動できるといいですね。
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同じ事業所内で引き継ぎを行う場面と他事業所にケースをお願いする場合があります。また、ケアマネが1名退職するのでケースを残ったケアマネで分けたものの、オーバーしてしまうので他事業所にもお願いしなければならないことが多いのもよくあることです。利用者さんから他の事業所に変えてほしいなんてケースもありますね。困難事例で他の事業所から頼まれることも稀ですがあります。
同居宅介護支援事業所内での引き継ぎ
同じ居宅介護支援事業所での引き継ぎが必要になるのはどんな時でしょう。担当者が退職するときや人事異動で居宅介護支援事業所からいなくなる時、引き継ぎが必要になります。また、増員で新人が入社した時も既存のケースから分けて担当を開始することもあります。そして、まれにあるのが利用者さんや利用者さん家族から担当ケアマネを変えてほしいと言われることです。お互い人間なので、どうしても合わない場合もあります。同事業所内のケアマネでいいと言われたときは担当を交代します。私の場合ですが、重要事項説明の時に「万が一担当ケアマネと合わないと思ったときは遠慮しないで申し出てください。」と話しています。一人のケアマネと合わないことから介護サービス自体をあきらめてしまうこともあります。そして利用者さんはケアマネ個人と契約しているわけではなく、居宅介護支援事業所と契約しています。契約を交わす必要がなく、担当が変わったことは『軽微な変更』として処理できます。
他居宅介護支援事業所への引き継ぎ
他の居宅介護支援事業所へ引き継ぎを行うこともあります。同じ系列の事業所で件数オーバーになるためケースを数件移したい場合は、同じ系列であっても事業所は違うので契約から必要になります。アセスメントなど最初から作らないといけませんね。また、居宅介護支援事業所を閉めるので、持っていたケースを近隣の居宅介護支援事業所に分けることもあります。転居のため住所が変わり変更することもありますね。担当者と同様で利用者さんや利用者さん家族から事業所を変わりたいと申し出ることもあります。
ケアマネの担当件数についてはこちらに詳しく書いています。
事業所変更が決まったら、契約
居宅介護支援事業所が変わることが決まったら、重要事項説明書・個人情報同意書・契約書を準備し、利用者さんと契約を行います。
ケアプラン
引き継ぐということは、現在利用している必要なサービスを継続していかなければなりません。サービスを利用するには新しい担当者の作成したプランが必要になります。プランが必要ということですからアセスメントを行うことから始めます。どんなサービスを利用していたのかを新しい担当者に知らせるためにケアプランを見せたいところですが、利用者さんから旧担当者のプランを新担当者に見せてほしいと言われたという形を取らなければなりません。
担当者会議が必要
そして、新しいプランがあるということはサービス担当者会議が必要です。情報共有しておきましょう。新担当者は継続しているサービス担当者から利用者の情報を得ることができるいい機会ですね。
月途中のケアマネ変更
たいがいは月初めに新しい居宅介護支援事業所が担当を変更することにするでしょうが、月途中の変更も起こりえます。月途中に区分変更をかけて要介護から要支援になったが、自分の事業所で予防の委託契約を行っていない場合、転居のため住所が変わり月途中に事業所が変わる場合があります。月途中に居宅介護支援事業所が変更になると月末時点の居宅介護支援事業所が請求を行うことになります。
共通の引き継ぎ手順
事業所に退職の意向を伝え、すぐに退職が決まると問題ないのですが、一人ケアマネの事業所などは後任がいないと廃業になってしまいます。会社がなかなかケアマネの退職を認めないケースがあるとよく聞きます。会社が退職を認めなくてもやめることができます。就業規則を確認して退職を進めましょう。あとは会社が責任をとる必要があるのですよ。書類、プランなど分かりやすくファイルしておきましょう。
ケアプラン等・書類整理
引き継ぎ前に必要な書類がそろっているか確認しておきます。ケースごとに重要事項等3点セット、居宅サービス計画書類、サービス利用票、サービス利用票別表、介護保険証、負担割合証、負担限度額認定証など実地指導が入ったときに足りないと迷惑がかかるのでチェックしましょう。支援経過やモニタリングも自分が担当したときまでのものを印刷します。
引き継ぐケアマネを決める
一人ケアマネで事業所をたたむときは、近隣の事業所に協力してもらい、件数を分けて担当してもらいます。事前に事情を説明し、何件なら渡すことが可能か聞いておきます。
退職等で同じ事業所内のケアマネに引き継ぐ場合は上司と相談して件数を決めて渡します。新人が困難事例をたくさん持つようなことにならないように配慮が必要ですね。引き継ぐリストを作成しておくと引き継がれた担当者も仕事がしやすいようです。リストの内容は利用者名、介護度、認定更新日、連絡先、キーパーソン、使っている介護サービス、配食サービス、生活保護の有無などでしょうか。
利用者さんに挨拶
渡す先が決まったところで、新旧の担当者が利用者さん宅を訪問して挨拶を行います。利用者さん、利用者さん家族への再度の説明を行います。新しい担当者にかわったことで前の担当者から見捨てられたと思われないようにします。新しい担当者は自宅の場所、キーパーソンは誰かなど詳しく覚えていきます。引き継ぎの一覧表があると助かります。
引き継ぎの時間が少ない場合、電話で○○さんに引き継ぎするので安心してくださいなどと話しておきましょう。
各事業所に担当変更を連絡
各事業所への担当の変更、事業所の変更については、少ない件数の場合は電話で話すだけでいいですが、多い件数の場合は事業所ごとにリストを作成します。訪問介護事業所であれば、事業所を利用している利用者名を記入、何月何日付けでどこの居宅介護支援事業所の誰になるかを記入します。居宅介護支援事業所が変更の場合は担当者会議も必要です。請求にも影響するので、抜けがないようにします。
地域包括に予防支援の担当変更を連絡
予防支援の委託を受けてプランを作っている場合は、地域包括に予防サービスを利用している利用者名を記入、何月何日付けでどこの予防介護支援事業所の誰になるかを記入してリストを渡します。
まとめ
- 居宅介護ケアマネの引き継ぎというのは引き継がれた方もストレスの多いものです。後任のケアマネに迷惑がかからないように引き継ぎを行いましょう。
- ケアマネは将来性のある仕事です。転職や異動の際は待遇改善を目指しましょう。
- 仕事を辞める タイミングと引き継ぎは重要で事業所に迷惑をかけないようにします。
- 転職の場合のタイミングは転職先が決まってからの退職と転職先が決まっていない退職があります。心身の疲労があるときはすぐに退職して落ち着いてから転職先を探します。
- ケアマネの引き継ぎ期間について、引き継ぎに時間がかけられればいいのですが、いろいろな事情があるかと思われます。経験上、1ヶ月あれば十分ですが、1週間で引き継ぎなどということもあります。利用者さんが不安にならないようにしましょう。
- 様々なケアマネの引き継ぎ場面としては同居宅介護支援事業所内での引き継ぎと他居宅介護支援事業所への引き継ぎがあります。同じ事業所内であれば軽微な変更で処理できますが、他の事業所の場合は重要事項説明書等の契約を交わします。ケアプランを作成してサービス担当者会議を行います。月途中のケアマネ変更で事業所が変わるときは給付管理も気を付けなければいけません。
- 共通の引き継ぎ手順としては、ケアプラン等・書類整理を行い足りない書類がないように確認します。引き継ぐケアマネを決め、利用者に挨拶、各事業所に担当変更を連絡、各事業所に担当変更を連絡します。
