居宅のケアマネになったばかりのころ、右も左も分からず挨拶を済ませてからの無力感は忘れられません。とりあえず次月の利用票を作成してモニタリングに行きましたが後で更新申請が近い人だと分かり再度訪問するなんてしょっちゅうでした。何とか効率よく業務をしたいと考えたときに利用したものが引き継ぎで前任者から頂いたリストでした。私なりの改良を加えて使いやすくしています。新人ケアマネに業務チェック表の書式を渡して利用して喜ばれています。
ケアマネ業務 月単位で考えて行動しましょう
とにかく時間に追わてれいるケアマネですね。実績入れたと思ったところで請求業務、さて次月の利用票をつくりましょうと言っている間に新規相談が入ってきます。入院・退院・他界されたと目まぐるしく仕事は展開していきます。業務をこなすために月単位で処理できる仕事はまとめて管理しましょう。
なぜケアマネ業務を月単位で考える3つの理由
なぜ月単位なのでしょうか。主な理由は3つです。理由を知ることでケアマネ業務の理解が進みます。
- 更新申請：認定期間は月末で終わります。申請は認定期間が終わる60日前に行うことができます。区分変更申請も月初めであれば請求業務が分かりやすいですね。
- モニタリング：モニタリングの頻度ですが、最低月1回以上の訪問が義務付けられています。
- 請求：介護保険の請求は1か月単位で行われています。国保連への請求は毎月1日～10日に行うと期間が決められています。
ケアマネは抜けがあってはいけない仕事
正直に言うと完ぺきではありません。いろいろ失敗もしてきました。居宅の申請を忘れるなんていけませんね。ケアマネの業務に抜けがあると居宅介護支援事業所はもとより利用者さんやサービス事業所にも迷惑がかかります。失敗したくなくていつも不安が襲ってきませんか。仕事の夢を見るとか。
ケアマネ業務の流れのおさらい
ケアマネ業務には毎月同じことの繰り返しになる仕事とケースによって発生する仕事があります。それぞれが重要で保険者への届が必要な場合もあります。
月初めから月末までの道のり 毎月同じような仕事
あまり細かくしないでざっくりと月の仕事の流れを書きます。
- 区分変更申請・更新申請代行
- 月初めに実績入力：サービス事業者からの実績報告の入力。
- 10日までに請求業務：保留や月遅れ請求をきめ、国保連に請求します。
- 次月の利用票を作成：受診の予定・サービス事業所の休みなどを確認して利用票を作成します。
- モニタリング：利用票を持参し利用者さん宅を訪問します。モニタリング票を作成します。
- 支援経過：モニタリングの様子を支援経過に記録します。
- 次月提供票を作成：サービス事業所に配布します。
月単位ではない ケアマネ業務内容
月単位ではないが毎月のように行っている仕事をあげます。
- 新規相談：ご家族や地域包括、病院などから紹介があります。
- 新規申請代行：ご家族が行う場合もあります。
- 認定後の対応：介護保険証の確認、相談。
- サービス担当者会議の調整：計画作成・利用票作成等も含まれます。
- 軽度者に対する福祉用具貸与の例外給付の届：主治医への確認があります。利用前に提出します。
- ショートステイの利用日数の届：入所期間が認定期間の半分を超える前に提出します。
- 住宅改修や福祉用具納入の立ち合い：義務はありませんがケアマネとして確認したいですね。
- 入院・退院退所の情報連携：書類作成したり、カンファレンスに参加します。
- 主治医への情報提供：書面であったり受診に立ち会ったりします。
- 負担割合証の確認：1～3割の方がいます。
- 負担限度額認定証の確認：申請の説明や申請代行することもあります。
ケアマネ業務効率化のためにすること
いつも忙しいのですが急な退院支援や困難事例があると一気に時間を取られてしまい通常の業務ができなくなることが多いです。できることは早めに行っておいて時間に余裕を持ちましょう
モニタリング訪問に盛り込む業務
毎月訪問するので利用票を持っていきますよね。その他に翌月更新申請する方（申請代行する場合ですが）の場合は更新申請に必要な項目、医療保険の番号（R4.4.1より）・次回受診日・認定調査の立ち合いは誰にするかを確認します。ショートステイが長くなりそうな方には特別養護老人ホームの申し込みを勧めたり、ショートステイの利用日数の届が必要であることを話します。同様に軽度者で福祉用具貸与が必要な方には軽度者に対する福祉用具貸与の例外給付の届が必要なことを伝えます。
効率化のカギ
効率化するにはケアマネ自身が業務全体を把握していることが大切です。しかし、それだけで大丈夫でしょうか。ご家族との連絡のつきやすさは業務の効率に欠かせません。仕事を持たれているご家族はいつでも連絡が取れるという訳ではないですよね。いつ連絡すればいいのかを聞いておきましょう
ケアマネ業務チェック表
このケアマネ業務チェック表はもともとが引き継ぎリストなので引き継ぎリストとしても利用できます。ご自分の使いやすいように内容も変更して利用してくださいね。
ケアマネ業務チェック表見本
ケアマネ業務チェック表の使いかた
毎月3枚セットで使います。1～2枚目が要介護者3枚目が要支援となり介護度毎に名前を入れます。
- 件数：要介護、要支援が何件あるかが分かります。1～2枚目が要介護で3枚目は要支援。
- 氏名・誕生日：利用者名と生年月日を記入。
- 被保番・電話番号：被保険者番号と申請に使用した電話番号です。
- 要介護度：要介護と要支援と分かるように、支援は「支1」などとします。新規の場合は「申」とします。
- 認定期間：有効認定期間の終了月となります。見本の場合はR5.1月なので当月に認定が切れるR5.1月に色付けしておきます。R5.1月にモニタリングで更新申請の代行（R5.2月）を確認する人は認定期間がR5.3月ですから別の色でマークします。これで更新申請忘れが防げます。
- 病院・主治医：主治医意見書の主治医名を記入します。入院などで主治医が変わることがありますね。気をつけましょう。
- 利用票の作成と印刷：介護ソフトで分かるかもしれませんが、一目で利用票の作成状況・印刷状況が分かると受診日が決まらない人を後にして作成・印刷してモニタリングに行きます。作成したとき印刷したときにマークします。
- モニタリング：モニタリングした日付を記入します。
- 軽度者・ショートステイ：この欄と次の欄は自由に使っています。軽度者に対する福祉用具貸与の例外給付の届を行っている場合、ショートステイの利用日数の届を行っているかを記入しています。負担割合の2割・3割も記入しています。担当者会議の日付なども入れています。
- 実績：この場合R5.1月に請求するR4.12月実績が確定した場合、実績にマークしています。月遅れ請求の場合も忘れないように○月月遅れと隣に書き入れます。
- 家族連絡先・利用サービス：キーパーソンになる家族の連絡先を入れます。連絡が取りやすい時間なども入れておくと引き継ぎのときに楽ですよ。利用サービス・介護保険外でも関わっているものを入れます。配食サービス・民生委員などですね。
- 開始日・生活保護：サービスの開始日と生活保護の利用者さんの担当者名も入れておくといいですが、知らないうちに担当が変わることもあり生活保護と分かればいいでしょう。福祉課に利用票を提出後にマークします。
- 提供票：フッターに提供票の欄を作成。連携してないサービス事業所にFAXや手渡しで提供票を渡した際にマークと日付を入れています。
ケアマネ業務チェック表 テンプレートあります
少々アナログではありますが、このケアマネ業務チェック表を頼りに毎月の業務を行っています。
ケアマネ業務チェック表のテンプレートはこちらです。自由に改造してお使いください。
まとめ
ケアマネ業務を月単位で管理しているとは思います。新人ケアマネさんは先輩からちゃんと教えてもらっていますか。ケアマネ業務は要領よく行うことが大切です。
- ケアマネ業務を月単位で行う3つの理由は、認定機関など更新を考えるときに月単位であること・モニタリングも必ず月に1回行うこと・請求も1ヶ月で締めて行っていることです。
- ケアマネ業務に抜けがあると利用者さんやサービス事業所に迷惑がかかります。ケアマネは常に抜けがないように気をはって仕事をしていますね。
- ケアマネ業務の流れのおさらいとしては大きく分けて月単位で毎月同じような動きの仕事、更新申請・区分変更・実績入力・請求業務・利用票の作成・モニタリング・支援経過・提供票の作成と配布を行っています。
- 月単位ではない仕事は新規相談・新規申請・介護保険証の確認・サービス担当者会議の開催・軽度者やショートステイの届などです。
- ケアマネ教務の効率化はモニタリング訪問時に行えることは一度にまとめて行いましょう。ご家族との連絡のつきやすさも重要ですね。
- ケアマネ業務チェック表を利用して抜けなく効率的に仕事をしましょう。
